Minuta digital de portería: qué debe registrar y cómo reemplazar el libro

La minuta de portería es el cuaderno donde el turno deja lo que pasó: una visita incómoda, un paquete que nadie reclamó, una lámpara fundida, el relevo. Cuando el cuaderno se pierde o la letra no se entiende, el turno siguiente empieza de cero.

Vecii cambia ese cuaderno por novedades y una entrega de turno dentro de la portería digital. La Ley 675 de 2001, en los artículos revisados para esta guía, no exige un libro de minuta de portería. Este registro es el del producto. Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica; consulte el texto vigente de la Ley 675 de 2001 y a un abogado.

Qué es la minuta

Es la memoria operativa de la puerta. No es el acta de asamblea ni el estado de cartera. Sirve para que la administración y el turno que entra sepan qué quedó pendiente, sin llamar al vigilante que ya se fue.

Qué conviene registrar

En Vecii el vigilante deja novedades del turno. Puede dictarlas. Cada nota queda con fecha, hora y la persona que estaba de servicio. Lo útil suele ser concreto:

• Un visitante que entró sin pase, porque ese ingreso queda marcado aparte.
• Un paquete que lleva días sin reclamar.
• Una falla de un equipo común que la administración debe ver en el panel.
• Algo que el turno siguiente tiene que vigilar.

No hace falta copiar al cuaderno lo que el sistema ya guardó solo: el ingreso autorizado con QR y la entrega de un paquete tienen su propio registro.

Entrega de turno

Al cerrar, la entrega queda firmada con la sesión de quien estaba de turno. El siguiente abre sobre esa entrega, no sobre un cuaderno que se quedó en el cajón. Un turno nuevo cierra el anterior abierto, para no dejar dos turnos vivos al mismo tiempo.

Evidencia que no se reescribe

Esos registros entran a la cadena de eventos de la copropiedad. Si hubo un error, se agrega una corrección. No se borra la nota original. La administración puede verificar la cadena. Eso es lo que se le puede mostrar a un residente que pregunta qué pasó a las once de la noche.

Lista corta para el puesto

• La tablet está emparejada y el vigilante entró con su PIN.
• Las novedades del turno están escritas antes del relevo.
• La entrega de turno quedó cerrada.
• Los paquetes represados se ven en el panel, no solo en la minuta.
• Si se fue el internet, la portería siguió y la cola sincronizó al volver.

El funcionamiento de la puerta, con y sin internet, está en portería digital.