Cómo elegir software para una copropiedad

Elegir software para una copropiedad en Colombia se parece a contratar tres oficios distintos con un solo nombre. En el escritorio del contador se habla de PUC, NIIF, exógena y facturación electrónica. En la puerta se habla de visitas, paquetes y de qué pasa cuando se va el internet. En el celular del residente se habla de citofonía, de pagar la cuota y de leer un comunicado. Hay empresas que cubren más de un oficio. Ninguna cubre los tres igual de bien, y el anuncio de “plataforma integral” no lo demuestra.

Esta nota es para el administrador o el consejero que va a firmar. No es un ranking. La tabla con precios publicados el 18 de octubre de 2026, y con el enlace de cada fuente, está en mejores programas de propiedad horizontal. Aquí va el orden de las preguntas, para no dejarse llevar por el primer “desde”.

Primero, el dolor de esta copropiedad

Antes de abrir una demo, escribe en una hoja cuál es el problema de los últimos tres meses. Si la respuesta es “el contador no cierra” o “la DIAN”, el eje es contable. SIPHO anuncia contabilidad de propiedad horizontal, DIAN, NIIF y exógena. Resia anuncia contabilidad NIIF. Veci, en vecireal.com, anuncia contabilidad. MiCondominio anuncia cartera, gastos y presupuesto. Vecii no hace ese trabajo y no debería entrar a esa shortlist como si lo hiciera.

Si la respuesta es “el cuaderno de portería, los paquetes y las visitas cuando se cae el wifi de la caseta”, el eje es la puerta. Ahí sí está Vecii. portea también nace de la portería y, además, anuncia citofonía con QR. ConjuntosApp anuncia citofonía en el celular. SIPHO anuncia citofonía con número oculto. Vecii no tiene citofonía virtual: el residente crea un pase y el vigilante lo escanea. No hay una llamada desde la app hasta la caseta. Si el consejo no concibe la portería sin citófono en el celular, hay que decirlo en la primera reunión, no en el mes seis.

Si la respuesta es “las dos cosas”, el plan realista suele ser dos herramientas: la que ya lleva la contabilidad, o una nueva de ese eje, y otra para la puerta. Exportar un CSV de cuotas no es una integración contable. Es un archivo. Trátalo como archivo.

Segundo, qué ocurre sin internet

Pregunta, y pide verlo, no que te lo cuenten: si la caseta se queda sin red durante una hora, ¿el vigilante valida un pase o vuelve al papel?

En Vecii el pase va firmado. La tablet puede verificarlo sin conexión, rechazar uno ya usado y guardar el ingreso o el paquete. Cuando la red vuelve, sincroniza sin duplicar el mismo evento. Eso se puede mostrar en la demo. No depende de que el visitante tenga WhatsApp ni de que el residente esté en línea en ese minuto. El residente crea el pase antes; el vigilante lo lee en la puerta.

Muchos QR del mercado le preguntan a un servidor. Si el servidor no contesta, el QR es una foto. Anota la respuesta de cada proveedor con el nombre de quien la dio. “En la práctica casi nunca se cae” no es una respuesta.

Tampoco hace falta inventar una estadística de apagones. No publicamos una. El corte que importa es el del enlace del conjunto, sea por el operador, por el router de la caseta o por un pago atrasado del plan de internet. El producto se diseña para ese corte, no para un promedio nacional.

Tercero, quién toca el dinero

Hay dos modelos. En uno, la plataforma recauda y luego gira. En el otro, la copropiedad tiene su propia pasarela y el dinero nunca pasa por el vendedor del software.

Vecii usa el segundo. El botón es Wompi, contratado por la copropiedad. La confirmación llega por un aviso firmado de la pasarela. Una foto de la transferencia no marca la cuota como paga. Vecii no abre una cuenta a su nombre para las cuotas del conjunto. Si otro proveedor recauda, pregunta el plazo del giro, la cuenta destino y qué pasa con un pago que el residente desconoce. Pídelo por escrito.

La comisión de la pasarela no es el precio del software. Son contratos distintos. En Vecii, la comisión la define Wompi con la copropiedad.

Cuarto, el precio que sí es la factura

Desconfía del “desde” si no viene con el tamaño. Un valor por unidad se multiplica por los apartamentos y se compara con un mínimo. Un valor por rango es el de tu rango, no el del rango más grande del anuncio. Un anual hay que dividirlo entre doce solo como referencia, y mirar si el IVA ya va dentro.

Los precios de Vecii, vigentes en esta fecha, son $700 por unidad al mes en Portería y $1.100 en Completo, antes de IVA del 19 %. Si la multiplicación no llega al mínimo, se cobra el mínimo: $49.000 en Portería y $79.000 en Completo, también antes de IVA. No hay costo de implementación. El pago de doce meses por adelantado tiene 15 % de descuento. Una empresa con tres o más copropiedades paga el Completo a $900 por unidad, y el mínimo de $79.000 sigue aplicando. Los ejemplos numéricos están en cuánto cuesta y la tabla viva en precios.

La oferta de entrada publicada es de 2 meses, no un plan gratis permanente. El equipo la confirma por escrito. En la misma fecha, Resia publicaba un plan gratis hasta 50 unidades y de ahí tarifas por unidad; SIPHO, una prueba de 10 días; Veci, una prueba de 14 días. No son la misma oferta. Compáralas por lo que incluyen, no por el adjetivo “gratis”.

Quinto, qué se puede sacar si te vas

Pregunta cómo exportas unidades, residentes, coeficientes, cuotas y el historial de portería. Si la respuesta es “te lo mandamos en PDF”, vas a reescribir el conjunto a mano el día que cambies.

Vecii exporta la cartera operativa en CSV. La migración de entrada, desde Excel, incluye unidades y residentes. No incluye la historia contable, los intereses calculados por fuera ni la conciliación bancaria. El detalle del cambio está en digitalizar una administración que usa Excel. Pide el mismo inventario de salida a los otros proveedores.

También pregunta por los datos personales. Visitantes, residentes y documentos tocan la Ley 1581 de 2012. La copropiedad define las finalidades. El proveedor, si opera como encargado, trata esos datos con instrucciones. En Vecii hay autorizaciones versionadas, cifrado de documentos, exportación y anonimización. La política está en tratamiento de datos. Un programa que guarde la foto del visitante “por si acaso”, sin plazo ni finalidad, es un problema de la copropiedad, no un adorno.

Sexto, la asamblea y el coeficiente

Casi todos anuncian asambleas. La pregunta útil es si el quórum y la votación salen de los coeficientes cargados, si queda comprobante del voto y si alguien te explica que hay decisiones que la Ley 675 no deja tomar en una reunión no presencial. El artículo 46, parágrafo, es explícito en ese límite. Vecii no convierte una videollamada en asamblea válida. Calcula con los coeficientes, proyecta y deja comprobante. El marco está en Ley 675: herramientas para administradores y en asambleas por coeficiente.

Si la asamblea es lo único que el conjunto necesita tres veces al año, un especialista de asambleas puede bastar. No pagues portería, citofonía y contabilidad para tres reuniones.

Séptimo, equipos, citófono y placas

Para empezar en Vecii basta una tablet o un celular en la portería. No vendemos la talanquera ni el citófono. La lectura de placas está en piloto: el software puede proponer una coincidencia y una persona decide. No está conectada a una barrera. Si un proveedor incluye cámara, relé y mantenimiento, ese contrato es otro presupuesto. Pídelo aparte del canon del software para no mezclarlos en el acta.

No hay app de iOS publicada. Hay sitio web y app para Android. Si el consejo exige tiendas de Apple como condición, dilo antes de la prueba.

Cómo armar la shortlist

Tres proveedores alcanzan. Más de tres convierten la decisión en un comité que no termina. Para cada uno, llena la misma ficha:

• Oficio que cubre: puerta, contabilidad, citofonía. Tacha el que no tiene.
• Qué pasa en la caseta sin internet, visto en demo.
• Quién recibe el dinero de la cuota y en qué plazo.
• Precio para tu número de unidades, antes o después de IVA, con implementación y con el primer año.
• Cómo se exportan los datos.
• Qué queda por escrito sobre datos personales.

Lleva la ficha al consejo con la cotización, no con el adjetivo del sitio. Si Vecii queda en la ficha, la demo dura 30 minutos por Google Meet y se pide en agenda de demo. La prueba de 2 meses se pide en prueba gratuita. Para una empresa que administra varias copropiedades, el portal y la tarifa desde la tercera están en empresas administradoras.

No uses “el más completo” ni el número de clientes de nadie como argumento. Esos números, cuando aparecen en un sitio, son publicidad del anunciante. Esta guía no los repite.