Cómo mejorar el recaudo de cuotas de administración

Mejorar el recaudo no es lo mismo que comprar un programa de contabilidad. En una copropiedad colombiana la cuota de administración es una expensa común. La Ley 675 de 2001 dice quién debe pagarla, qué pasa cuando se retrasa y qué documento puede llevar el administrador a un proceso ejecutivo. Un software puede ordenar el cobro del mes. No reemplaza al contador, no inventa el interés de mora y no se queda con el dinero.

Esta guía cita y parafrasea la Ley 675 de 2001 según el texto publicado por la Alcaldía Mayor de Bogotá (Norma 4162 del sistema jurídico distrital). Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica; consulte el texto vigente de la Ley 675 de 2001 y a un abogado.

Qué es la cuota, en la ley

El artículo 29 obliga a los propietarios de los bienes privados a contribuir a las expensas necesarias de administración y de los servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento. El parágrafo 2 aclara que esa obligación sigue aunque el propietario no ocupe el inmueble o no use un bien común. Un apartamento vacío también causa cuota.

Hay dos solidaridades que el administrador no debería descubrir el día de la escritura. La primera: entre el propietario y el tenedor a cualquier título, por las expensas comunes ordinarias. La segunda: entre el propietario anterior y el nuevo, por las expensas no pagadas al momento de la transferencia. Si el dominio es proindiviso, cada comunero responde por la totalidad, sin perjuicio de repetir contra los demás.

En la escritura de transferencia, el notario exige paz y salvo de las contribuciones a las expensas, expedido por el representante legal. Si no se aporta, la escritura deja constancia de ese hecho, de la solicitud al administrador y de la solidaridad del nuevo propietario. El artículo no describe el formato de ese paz y salvo. Un Excel o un CSV de la plataforma no es el documento que el artículo atribuye al representante legal.

El artículo 25 reparte tres efectos del coeficiente: la proporción sobre los bienes comunes, la participación en la asamblea (salvo votación nominal) y el índice con el que cada propietario contribuye a las expensas, ordinarias y extraordinarias, salvo que el reglamento use módulos de contribución. El artículo 26 calcula ese coeficiente, como regla, con el área privada construida frente al área total privada. Si el reglamento de un conjunto mixto pondera destinación, el artículo 27 pide que los criterios queden expresos. Cargar “todas las unidades pagan igual” porque así estaba la hoja de cálculo puede contradecir el reglamento. El software no corrige un coeficiente mal digitado.

El interés de mora no lo pone el software

El artículo 30 dice que el retardo causa intereses equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea, con el quórum que señale el reglamento, establezca un interés inferior. La Superintendencia Bancaria ya no existe con ese nombre; el organismo que hace sus veces es la Superintendencia Financiera. El propio artículo 48, al hablar del certificado de intereses, usa la fórmula “o por el organismo que haga sus veces”.

Mientras haya incumplimiento, la situación puede publicarse en el edificio o conjunto, y el acta de la asamblea incluye a los propietarios en mora. El parágrafo limita esa publicación a lugares donde no haya tránsito constante de visitantes, de manera que los propietarios la conozcan. El artículo no dice que la recepción ni un grupo de chat sean ese lugar. Vecii no publica la lista.

Vecii no calcula intereses de mora, no arma acuerdos de pago y no publica la lista. Si el consejo pide “que el sistema liquide la mora del mes”, la respuesta honesta es que eso sigue en el contador o en la hoja que el administrador revise contra el certificado de la Superintendencia Financiera y contra el reglamento. Un número inventado en una pantalla no se vuelve interés legal.

El cobro ejecutivo tiene un título propio

El artículo 51, numeral 8, pone entre las funciones del administrador cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y demás obligaciones pecuniarias, e iniciar el cobro judicial sin necesidad de autorización adicional. El artículo 50 lo hace representante legal, elegido por la asamblea o, si hay consejo, por el consejo. Responde por dolo, culpa leve o grave.

El artículo 48 precisa el proceso ejecutivo por expensas y sus intereses. El juez solo debe exigir, como anexos, el poder, el certificado de existencia y representación, y el título ejecutivo. Ese título “será solamente el certificado expedido por el administrador”, sin requisito ni procedimiento adicional, más la copia del certificado de intereses de la Superintendencia o la parte del reglamento que autorice un interés inferior. La acción no queda supeditada a agotar antes los mecanismos de solución de conflictos de la ley.

El artículo 48 dice que el título ejecutivo será solamente el certificado expedido por el administrador, sin requisito ni procedimiento adicional, más el certificado de intereses o la parte del reglamento que autorice un interés inferior. El artículo no llama título al reporte de Vecii, al CSV, al listado de pagos de la pasarela ni al libro de caja.

Por qué el recaudo se traba, sin cifras de adorno

No publicamos un porcentaje de morosidad del país ni de Cartagena. No lo hemos medido. Lo que sí se ve en la operación, conjunto por conjunto, es repetible:

• La cuota del mes no tiene un solo valor ni una sola fecha. Circulan el mensaje del administrador, una foto del recibo viejo y un “pásame el Nequi”.
• El pago llega a una cuenta personal o a un datáfono de la portería, y al día siguiente nadie sabe si ya se causó.
• El residente que sí pagó no tiene un recibo que pueda reenviar al arrendatario.
• La mora se discute de memoria: “yo consignué en marzo” contra un cuaderno que el turno de noche no encuentra.
• El contador pide el movimiento al cierre y recibe diez archivos con columnas distintas.

Ninguno de esos problemas se resuelve con un interés más alto. Se resuelve con una causación clara, un solo lugar para pagar y un registro que no dependa del chat.

Qué puede hacer la administración este mes

1. Confirmar el coeficiente y el valor de la cuota ordinaria contra el reglamento y el presupuesto aprobado, no contra la costumbre.
2. Causar el período con un valor por unidad y una fecha. Si hay módulos de contribución, respetarlos. Si hay expensas extraordinarias, separarlas de la ordinaria: el artículo 46 exige mayoría calificada del 70 % de los coeficientes del conjunto cuando la cuantía total de extraordinarias, en la vigencia, supera cuatro veces las expensas necesarias mensuales, y también para aprobar expensas que no sean las necesarias.
3. Ofrecer un botón de pago a nombre de la copropiedad. En Vecii ese botón es Wompi. El dinero entra a la cuenta de la copropiedad. Vecii no lo custodia. El pago solo pasa a “confirmado” cuando Wompi avisa con una firma que se verifica. Una captura de pantalla no confirma el pago.
4. Dejar visible, para la administración, lo facturado, lo recaudado y lo vencido del período, y el conteo de unidades en mora. Eso es cartera operativa. No es estado financiero, no es conciliación bancaria y no es información exógena.
5. Exportar CSV para el contador. El contador sigue llevando la contabilidad que el numeral 5 del artículo 51 asigna al administrador. Vecii no la lleva.
6. Entregar al residente un recibo PDF cuando el pago quedó confirmado por la pasarela. El artículo 29 atribuye el paz y salvo al representante legal. El recibo es el comprobante de ese pago confirmado.
7. El parágrafo del artículo 30 permite publicar la mora solo en lugares sin tránsito constante de visitantes, de manera que los propietarios la conozcan. El artículo no nombra la portería ni un chat. Vecii no publica esa lista. Si el acta debe incluir a los propietarios en mora, el artículo 30 ya lo dice.

La importación desde Excel alcanza para unidades, residentes y cargos del período que la administración prepare. No reconstruye cinco años de causación ni “arregla” una columna de intereses hecha a mano. Si el archivo histórico está desordenado, se conserva como archivo del contador y se empieza el período nuevo con una causación limpia.

Lo que Vecii hace y lo que deja por fuera

Hace: cargos por período, vista de facturado, recaudado y vencido, conteo de unidades en mora, pago con la pasarela de la copropiedad, confirmación por webhook verificado, recibo PDF, importación de Excel o CSV de la carga que la administración arme, y exportación CSV.

No hace: interés de mora, acuerdos de pago, conciliación bancaria, contabilidad, NIIF, facturación electrónica ante la DIAN, información exógena, ni el certificado del artículo 48. Tampoco recibe el recaudo en una cuenta de Vecii.

Esa frontera es deliberada. Un programa que prometa “cartera y contabilidad y DIAN y la puerta” está vendiendo otro oficio. Si el consejo necesita ese oficio, contrata el software contable y puede seguir usando Vecii para la puerta y para el botón de pago. Las dos cosas no se excluyen.

Cómo llevarlo al consejo

Lleva tres papeles, no un eslogan. El primero es el artículo del reglamento que fija la cuota y, si aplica, el módulo de contribución. El segundo es el presupuesto aprobado. El tercero es una muestra del período: unidades, valor causado, pagos confirmados y saldo. Al lado, una frase: el interés de mora y el certificado ejecutivo los sigue firmando la administración, con el contador.

Si alguien compara el precio con un programa que incluye NIIF y citofonía, dilo. Vecii no cobra esas dos funciones porque no las tiene. El precio publicado está en precios: Portería a $700 por unidad al mes y Completo a $1.100, antes de IVA, con mínimo mensual de $49.000 y $79.000. El botón de pago y la cartera operativa van en Completo. La comisión de la pasarela la acuerda la copropiedad con Wompi. No es un recargo de Vecii.

La oferta de entrada es de 2 meses, sin costo de implementación. Se activa cuando el equipo la confirma por escrito. Puedes pedirla en 2 meses gratis o ver el flujo en una demo.

El detalle de la pasarela, de lo que el residente ve y de lo que no se promete está en pagos de administración. La lectura más amplia de la ley, incluidas asamblea y funciones del administrador, está en la guía de herramientas de la Ley 675.