Cómo digitalizar una administración que usa Excel

Digitalizar una administración que vive en Excel no es escanear el cuaderno ni “subir la contabilidad”. Es decidir qué hoja sigue siendo la fuente, qué dato entra al sistema el primer día y qué historial se archiva sin prometer que el software lo va a reconstruir. En Vecii la migración incluida es de unidades y de residentes. La cartera operativa del período se puede cargar. La contabilidad del conjunto no entra, porque Vecii no la lleva.

Esta guía sirve tanto si el conjunto nunca tuvo software como si viene de otro programa y el Excel es el puente. El plan de cambio cabe en la prueba publicada de 2 meses. No hace falta apagar el cuaderno el lunes a las seis de la mañana.

Qué hay hoy en las hojas, casi siempre

En la práctica aparecen cuatro archivos, a veces en un solo libro con pestañas:

1. Unidades. Torre, piso, apartamento o casa, coeficiente, tipo (apto, local, parqueadero, depósito). El coeficiente a veces está en porcentaje, a veces en “milésimas”, a veces como un número que ya no suma 1. El artículo 26 de la Ley 675 de 2001 calcula el coeficiente, como regla, con el área privada construida sobre el área total privada. El artículo 25 permite que el reglamento señale módulos de contribución para las expensas. El artículo 27, para edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, calcula los coeficientes a partir de un valor inicial que pondere de manera objetiva el área privada y la destinación o características, y pide que el reglamento exprese esos criterios de manera clara y precisa. Si la hoja no suma 100, el importador no corrige los coeficientes: hay que cotejarla con el reglamento antes de cargar. Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica; consulte el texto vigente de la Ley 675 de 2001 y a un abogado.
2. Personas. Propietario, residente, arrendatario, teléfono, correo. A menudo el teléfono es de WhatsApp y el correo no existe, o es el de la administradora para “todos”. Sin un correo por persona, la app no tiene a quién invitar. Se puede cargar la unidad igual y completar la persona después.
3. Cartera. Cuota del mes, saldo, “abonó”, intereses escritos a mano. Esa pestaña no es un estado financiero. Es una memoria. Los intereses de mora del artículo 30 (una y media veces el interés bancario corriente, o el inferior que fijó la asamblea) no se importan como si el sistema fuera a seguir liquidándolos. Vecii no liquida mora.
4. Portería. Una foto del cuaderno, o una hoja de “visitantes del mes” que nadie actualiza. Eso no se importa como historial confiable. Se deja de usar cuando la tablet ya registra.

Si vienes de otro software, pide el export antes de dar de baja el contrato: unidades, personas, coeficientes y, si existe, el saldo por unidad a la fecha de corte. Un PDF de “estado de cuenta” no se vuelve a cargar solo.

Qué sí entra a Vecii

• Torres, pisos y unidades, con el coeficiente como decimal.
• Residentes y propietarios, con correo cuando lo haya, respetando el tope de personas por unidad que la copropiedad tenga configurado.
• Cargos del período que la administración prepare: valor, unidad, período. A partir de ahí se ve lo facturado, lo recaudado y lo vencido, y cuántas unidades están en mora.

Qué no entra, aunque el Excel lo tenga:

• Años de causación histórica como contabilidad.
• Intereses calculados por fuera.
• Acuerdos de pago.
• Conciliación bancaria.
• Facturación electrónica, información exógena o NIIF.
• El paz y salvo notarial. El artículo 29 exige el paz y salvo expedido por el representante legal. No describe el formato. El archivo importado no es ese documento.
• La minuta en papel de los últimos años. Si el consejo quiere conservarla, se archiva como documento. No se reescribe dentro del sistema como si cada renglón hubiera sido un evento firmado.

La guía de recaudo separa esa cartera operativa del título ejecutivo del artículo 48.

Cómo dejar el Excel listo

Una pestaña, una fila por unidad, sin celdas combinadas y sin colores como único dato. Columnas que el equipo Vecii espera ver con nombre claro: torre, piso, número, coeficiente, nombre, correo, teléfono, rol (propietario o residente). El teléfono con indicativo 57. El coeficiente con punto decimal, no con coma si el archivo va a viajar entre programas que la interpretan distinto: acuerda el formato en la prueba y no lo cambies a mitad de la carga.

Saca una copia con fecha en el nombre, por ejemplo unidades-2026-10-18.xlsx, y no sigas editando esa copia. Los cambios nuevos van al sistema o a una hoja de “pendientes” que se cierra el día de la carga. Dos personas editando el mismo archivo el fin de semana producen duplicados.

Revisa tres sumas antes de enviar el archivo. La suma de coeficientes, contra el reglamento. El número de unidades, contra la personería jurídica o contra el reglamento, no contra “los que pagan”. Los correos repetidos: un mismo correo en diez unidades suele ser el de la administración, y entonces diez personas no van a poder entrar con esa cuenta.

Si una fila está mala, el importador debe decir cuál. No des por cargado un archivo que “casi” pasó. Las filas válidas pueden entrar y las malas se corrigen. Eso es mejor que rechazar todo, y es mejor que marcar como listas las que quedaron por fuera.

El orden del cambio

No hay un proyecto de seis meses escondido en el precio. No hay cobro de implementación. El orden que sí evita el caos es corto:

1. Demo con tu archivo, no con el de ejemplo. Treinta minutos por Google Meet alcanzan para ver portería, la app y el panel. Se pide en agenda de demo.
2. Prueba. La oferta publicada es de 2 meses, activada por el equipo por escrito. Se pide en prueba gratuita. En esa ventana se carga el archivo, se invita a un grupo pequeño de residentes y se hace un turno de portería en paralelo.
3. Carga de unidades y personas. La administración revisa una muestra: un piso completo, un local, un parqueadero si está en el régimen. Si el coeficiente de la muestra no coincide con el reglamento, se detiene y se corrige la fuente. No se “ajusta en el sistema para que cuadre la pantalla”.
4. Un período de cuotas, no cinco años. Se causa el mes en curso. Los saldos anteriores, si el contador los tiene soportados, se informan como saldo inicial en el proceso que acuerden administración y contador. Vecii no los convierte en contabilidad.
5. Turno de portería en paralelo. La tablet al lado del cuaderno, un sábado o un turno entre semana con menos visitas. El vigilante registra en la tablet. El cuaderno se llena solo si la tablet falla, y esa falla se anota. Cuando el equipo confirma que los pases y los paquetes quedan, el cuaderno deja de ser la fuente. No se mantienen dos verdades.
6. Aviso a los residentes. Un comunicado con tres frases: cómo se crea una visita, cómo se paga la cuota, y que WhatsApp no es el canal de las visitas. En Vecii el residente crea el pase y el vigilante lo escanea. El residente puede reenviar el enlace por donde quiera. Vecii no manda la visita por WhatsApp. WhatsApp queda para comunicados importantes o críticos, y solo a quien lo autorizó.
7. Cierre del archivo viejo. Se guarda una copia de solo lectura. Se le dice al consejo dónde quedó. Nadie sigue “actualizando el Excel por si acaso” después del corte: eso revive la doble verdad.

Si la empresa administra varios conjuntos, el mismo orden se repite por copropiedad. Los datos no se mezclan. El portal de la firma y la tarifa desde la tercera copropiedad están en empresas administradoras.

La portería, el día del corte

El vigilante no escribe. Si el cambio le pide digitar el nombre de cada visita, va a volver al cuaderno en el primer domingo. El diseño útil es: el residente ya creó el pase, el vigilante escanea, y el ingreso queda. Los domicilios pueden llevar un pase corto. Los paquetes se registran con foto y un código de un solo uso, no con una firma en una hoja.

Prueba el corte de internet en ese turno, a propósito: apaga el wifi de la tablet un minuto, valida un pase, vuelve a encenderlo. Si eso no funciona en la prueba, no pases el edificio. En Vecii esa validación sin red es parte del producto, no un modo de emergencia escondido.

La minuta del turno se llena en el sistema. Qué anota y qué debe confirmar el reglamento está en minuta digital. El pase, en visitas con QR.

Qué decirle al contador

El contador no pierde el trabajo. El numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 deja la contabilidad del edificio bajo la dependencia y responsabilidad del administrador. Vecii le entrega un CSV del período: cargos, pagos confirmados por la pasarela, saldos. Él sigue con su software contable, la conciliación y la DIAN. Si el conjunto ya paga un programa contable, no lo apagues para “unificar”. Unificar en un programa que no contabiliza es perder el año fiscal.

El artículo 48 dice que el título ejecutivo es solamente el certificado del administrador. El CSV no es ese certificado.

Errores que devuelven al Excel

• Cargar coeficientes que no suman y “redondear” en silencio.
• Invitar residentes sin correo real y luego quejarse de que nadie entra.
• Dejar el grupo de WhatsApp como canal de visitas al mismo tiempo que la app. La gente usa el canal que contesta más rápido. Si la portería sigue anotando lo que llega por el grupo, el sistema queda vacío.
• Prometer que el historial de mora de tres años va a aparecer liquidado. No va a aparecer. Se archiva.
• Medir el éxito por el número de descargas de la app el primer día. El éxito del primer mes es más concreto: un turno completo sin cuaderno, un período de cuotas con pagos confirmados por la pasarela, y un CSV que el contador pudo usar.

El precio de hacer esto no trae una partida de implementación. Está en precios. Si quieres ver el archivo de tu conjunto en una demo antes de la carga, pide la demo.