Ley 675 de 2001: herramientas para administradores

La Ley 675 de 2001 es el marco de la propiedad horizontal en Colombia. Esta guía recorre artículos que suelen confundirse con una función de software y los parafrasea según el texto publicado por la Alcaldía Mayor de Bogotá (Norma 4162). Este contenido es informativo y no constituye asesoría jurídica; consulte el texto vigente de la Ley 675 de 2001 y a un abogado.

Vecii no vuelve legal una asamblea por el hecho de usarse. Calcula con los coeficientes que la administración cargó, deja comprobante de voto, permite proyectar el resultado y guarda el acta que la administración redacte. La validez sigue en la ley y en el reglamento.

Quién dirige y quién administra

El artículo 36 reparte la dirección y la administración entre la asamblea general, el consejo de administración si lo hay, y el administrador. El artículo 37 dice que la asamblea la constituyen los propietarios, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones de la ley y del reglamento. El artículo 38 la define como órgano de dirección de la persona jurídica.

El artículo 50 hace del administrador el representante legal. Lo designa la asamblea, salvo que exista consejo: entonces lo elige el consejo, por el período del reglamento. Sus actos se radican en la persona jurídica si se ajustan a la ley y al reglamento. Responde por los perjuicios que cause por dolo, culpa leve o grave. La culpa leve se presume en incumplimiento, extralimitación, o violación de la ley o del reglamento. El software no firma el paz y salvo, no expide el certificado ejecutivo y no aprueba el presupuesto.

Coeficientes, cuotas y mora

El artículo 25 obliga a que el reglamento señale los coeficientes y les da tres efectos: la proporción sobre los bienes comunes, la participación en la asamblea (salvo votación nominal) y el índice para contribuir a las expensas comunes, ordinarias y extraordinarias, salvo módulos de contribución. El artículo 26 los calcula, como regla, con el área privada construida frente al área total privada. El área privada libre se expresa en el reglamento, en proporción al área construida. Parqueaderos y depósitos pueden ponderar área y destinación.

El artículo 29 obliga a contribuir a las expensas necesarias aunque el propietario no ocupe el bien (parágrafo 2). Hay solidaridad entre propietario y tenedor por las ordinarias, y entre el propietario anterior y el nuevo por las no pagadas al transferir. El notario pide paz y salvo del representante legal.

El artículo 30 fija el interés de mora en una y media veces el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Bancaria, salvo un interés inferior que establezca la asamblea con el quórum del reglamento. La ley nombra a la Superintendencia Bancaria. El organismo que hace sus veces, fórmula que el artículo 48 sí usa, es hoy la Superintendencia Financiera. Vecii no calcula ese interés. El recaudo operativo, separado del interés y del título ejecutivo, está en cómo mejorar el recaudo.

La reunión ordinaria y la convocatoria

El artículo 39 ordena reunir la asamblea ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha del reglamento y, si el reglamento calla, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal. El fin es examinar la situación general, hacer los nombramientos que le correspondan, y considerar las cuentas del último ejercicio y el presupuesto del siguiente. La convocatoria la hace el administrador, con no menos de quince días calendario de antelación.

El artículo 39 no describe el medio de la convocatoria. Dice que la hace el administrador, con no menos de quince días calendario de antelación. Un comunicado en la app puede dejar constancia de envío y de lectura. Ese registro no es, por el texto del artículo, la convocatoria.

Reuniones no presenciales

El artículo 42 permite tener por hecha la reunión, siempre que se pueda probar, cuando los propietarios o sus representantes deliberan y deciden por comunicación simultánea o sucesiva, con el quórum del caso. En la sucesiva, la sucesión de comunicaciones debe ocurrir de manera inmediata según el medio, y de ello da fe el revisor fiscal.

El artículo 44 dice que las decisiones de los artículos 42 y 43 serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita dentro del término. El artículo no describe cómo se prueba esa participación.

Vecii no certifica esa prueba. No reemplaza al revisor fiscal en la reunión sucesiva. No afirma que una sesión hecha dentro del producto cumpla el artículo 42.

Hay un segundo límite, más concreto. El artículo 46 lista diez decisiones que exigen el 70 % de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, no de los representados en la sesión:

1. Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una disminución sensible en su uso y goce.
2. Expensas extraordinarias cuya cuantía total, en la vigencia presupuestal, supere cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
3. Aprobación de expensas comunes distintas de las necesarias.
4. Asignar un bien común al uso exclusivo de un bien privado, cuando un copropietario lo haya pedido.
5. Reforma de estatutos y reglamento.
6. Desafectación de un bien común no esencial.
7. Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción de al menos el 75 %.
8. Cambio de destinación genérica de los bienes privados, ajustado a la norma urbanística.
9. Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
10. Liquidación y disolución.

El parágrafo dice que esas decisiones no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por la ley. El artículo habla de reuniones no presenciales. No dice que usar un software vuelva presencial esa reunión. Vecii no declara válida la reunión.

Quórum ordinario y actas

El artículo 45, por fuera de los casos de quórum superior y de la segunda convocatoria del artículo 41, exige para sesionar un número plural de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes. Las decisiones salen con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en esa sesión. No es “la mitad más uno de las personas”. Una unidad con coeficiente alto pesa más que cuatro unidades pequeñas.

Ninguna decisión, salvo la extinción de la propiedad horizontal, puede exigir una mayoría superior al 70 % de los coeficientes del conjunto. Las mayorías mayores escritas en un reglamento se tienen por no escritas y se entiende que basta la mayoría calificada de ese artículo. Las decisiones en contravención son absolutamente nulas.

El sistema tiene que votar con el coeficiente cargado. Si el coeficiente está mal, el resultado está mal. La operación está en asambleas por coeficiente y la carga desde la hoja, en digitalizar Excel.

El artículo 47 pide actas firmadas por el presidente y el secretario. Deben decir si la reunión es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad, su coeficiente y los votos de cada caso. Si la asamblea encarga a alguien la redacción, el plazo es el del reglamento o, en silencio, veinte días hábiles. Dentro de un plazo no superior a veinte días hábiles desde la reunión, el administrador pone a disposición de los propietarios la copia completa del acta en la sede de la administración e informa a cada propietario. En el libro de actas queda constancia de fecha y lugar de publicación. La copia suscrita es prueba suficiente mientras no se demuestre falsedad. El administrador entrega copia a quien la pida.

Un PDF generado por un software puede contener el texto del acta. El artículo 47 exige la firma del presidente y del secretario. No dice que exportar el archivo sea esa firma.

El artículo 49 permite al administrador, al revisor fiscal y a los propietarios de bienes privados impugnar las decisiones de la asamblea que no se ajusten a la ley o al reglamento. El inciso que fijaba dos meses desde la comunicación o publicación del acta está derogado en el texto oficial a partir del 1 de enero de 2014, por el literal c del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012. La Ley 675 no trae en ese artículo el término de reemplazo. El término vigente está en el Código General del Proceso.

Lo que el artículo 51 le deja al administrador, no al software

El artículo 51 le da al administrador facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Entre las funciones básicas están: convocar y someter inventario, balance y presupuesto; llevar los libros de actas y de registro de propietarios y residentes; poner las actas en conocimiento; preparar cuentas para el consejo; llevar la contabilidad del edificio o conjunto; cuidar los bienes comunes; cobrar y recaudar e iniciar el cobro judicial sin autorización adicional; elevar a escritura pública las reformas del reglamento; y representar judicialmente a la persona jurídica.

Dos de esas funciones se prestan a un malentendido comercial. La contabilidad (numeral 5) es del administrador. Vecii no la lleva, no presenta exógena y no factura ante la DIAN. El cobro (numeral 8) puede apoyarse en un botón de pago y en un listado. El título ejecutivo, por el artículo 48, sigue siendo solo el certificado del administrador, más el certificado de intereses o la cláusula del reglamento con interés inferior. El CSV no es el título.

El cobro judicial “sin necesidad de autorización alguna” es una facultad legal del administrador. No es una autorización para que el proveedor del software demande a los morosos. Vecii no demanda.

Qué herramienta corresponde a cada artículo

| Necesidad | Artículo | Qué puede hacer un software | Qué no puede prometer | | ----------------------- | ---------- | ---------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- | | Cuota según coeficiente | 25, 26, 29 | Causar el período con el coeficiente cargado | Corregir un reglamento mal aplicado | | Interés de mora | 30 | Mostrar quién no ha pagado el capital del período | Liquidar una y media veces el interés bancario | | Convocatoria | 39 | Enviar comunicado y dejar acuse de lectura en la app | El artículo 39 no describe el medio de la convocatoria | | Reunión no presencial | 42, 44, 46 | Registrar asistencia y votos que la administración ingrese | Declarar válida la reunión o saltarse el parágrafo del 46 | | Quórum y mayoría | 45 | Sumar coeficientes representados y votos | Votar “una persona, un voto” si el régimen es por coeficiente | | Acta | 47 | Ayudar a redactar y archivar el texto | Firmar por el presidente y el secretario | | Título ejecutivo | 48 | Exportar el soporte de pagos | Expedir el certificado del administrador | | Contabilidad | 51.5 | Entregar CSV al contador | Llevar los libros contables del conjunto |

En Vecii, la asamblea por coeficiente, el comprobante de voto y la proyección están en el plan Completo, junto con comunicados de acuse, reservas y el pago con Wompi. La portería sin internet está también en el plan Portería. Los precios están en precios. Ver el módulo en una reunión de 30 minutos se pide en la demo.

Si el consejo solo necesita el escritorio contable, esta guía debería llevarlo a un programa que anuncie NIIF y DIAN, no a Vecii. La comparación con precios de esos programas, fechada, está en mejores programas de propiedad horizontal.